PPT制作的观点

绝招一:文字是用来瞟的,不是读的
 
      我们时不时听到这样的言论: "PPT很简单, 就是把Word里的文字复制、粘贴呗。"这其实是对PPT的一种无知与亵渎。如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果,PPT根本就没有存在的必要了。
 
      PPT的本质在于可视化,就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景,以求通俗易懂、栩栩如生。形象,至少能给你带来三方面的感受:一是便于理解。
 
      文字总是高度抽象的,人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找其中的逻辑关系;但人们看电影就轻松许多,只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、体味其寓意就行了。PPT就是 要把这些文字变得像电影一样生动。二是放松身心。
 
      如果把一本小说贴在墙上,相信你看半个小时就会腰酸背痛;如果把小说拍成电视剧,也许你看上一天也不觉得疲惫。就是这个道理。三是容易记忆。
 
      传统的PPT,你需要观众记住的是文字,这个难度太大了,即使记住了也很容易忘记:而形象化PPT,可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论,也许三五年后,人们仍然能够记忆犹新。
 
      改变那种“复制、 粘贴”的做法吧!把那些无关紧要的内容大胆删除,把长篇大论的文字尽量提炼,也许刚开始你不习惯,也许你做得还很粗糙,别放弃,总有一天你会让观众赞不绝口的。
 
      有的领导会问:“如果PPT没有文字, 你让我讲什么?“的确,演示习惯的改变不是一朝一夕的事情,这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度,但有一 -点,带着观众读文字是演示的大忌,杜绝这一条, 演示效果会逐步得到提升。所以,提出了两个观点:
 
      1、文字是用来瞟的,凡是瞟-眼看不清的地方,就要放大,放大还看不清的,删2、文字是PPT的天敌。能减则减,能少则少,能转图片转图片,能转图表转图表。
 
      绝招二: 20分钟是快乐的极限
 
      传统上,我们总是认为,讲得越多,时间越长,越体现出演示者的重视。这是计划经济时代的标准。现在,无论我们的领导、客户还是普通的受众,时间都极为宝贵,没有人愿意阅读动辄数百页的研究报告,也没有人去听你的长篇大论。
 
      浓缩的才是精品!
 
      演示的核心内容是什么?观点!
 
      在此基础上把观众容易困感的地方、你认为重要的地方作-一些说明。永远不要担心你的演示过短,如果花费20分钟就能够把一天才能了解的内容讲清楚,你实际上为观众节省了7小时40分,在时间就是金钱的年代,观众当然求之不得。
 
      简短的另一一个好处是意犹未尽。如果你的演示足够精彩,会给观众留下更多的期待和回味,甚至会有人要求把你的PPT拷回去好好研究几遍呢。
 
      简短,也对PPT提高了要求。你需要了解哪些内容是观众最关心的,哪些内容是非讲不可的,哪些内容是能带来震撼的,据此,该合并的合并,该删减的删减。也许,这是一个反复的过程,但标准只有一-个:不要让观众有打哈欠的时间。
 
      色招三:清晰比什么都重要
 
      PPT有一个致命的弱点一观众容易迷失思路。为什么?
 
      一. PPT毕竟不是电影,其逻辑结构是抽象的,难以把握;
 
      二、PPT是一 -页页翻下去的,- -次只能看- -页内容,前面看过的只能依靠记忆。解决的办法有两个:
 
      -是事先给每位观众发- -份演说纲要;二是给你的PPT建立清晰的导航系统。导航系统主要包括:
 
      一、从片头动画、封面、前言、目录,到切换页、正文页、结尾页等一 套完整的PPT架构(本书第3章将详细介绍)
 
      二、 每页都有标题栏(除了标明整个PPT的标题,更重要的是标明本章节的标题、本页的主题) ;
 
      三、页码,如果方便的话也尽可能加上。
 
      色招四:没有设计就等于垃圾
 
      传统上,我们把PPT归结为办公处理之类的工具,认为只要简单排版就可以满足需求。随着整个社会审美标准的提升,这一观点正被越来越多的人抛弃。PPT, 特别是对外PPT,正成为公司形象识别系统的重要组成部分,代表着-个公司的脸面; 设计,正成为PPT的核心技能之- -,也是PPT水准高低的基本标准。
 
      无论是汇报、宣传还是比赛、竞标,-一个设计精美的PPT最少可以起到以下作用:(1)让观众赏心悦目:美女养眼,精美的PPT养神。
 
      (2)让观众产生好感:爱美之心人皆有之,漂亮的PPT自然能让观众多看几眼。
 
      (3)赢得观众的信任:人总是有偏见的,精美的设计给人专业、认真、可靠的感觉,内容的含金量也自然得到提升。
 
      (4)赢得成功的机会:在职场上,美女与帅哥有更多成功的机,PPT演示也是 如此。
 
      内容的好坏难以评价,但形式的优劣却显而易见,喜欢而又信任的方案自然是领导和客户的首选。
 
      设计非- -日之功,但我们可以找到捷径:
 
      (1)善用专业素材:专业的PPT模板让你的PPT拥有外在美;专业的PPT图表让你的PPT具备内在美;专业的PPT图片(包括JPG. PNG. Al等格式)让你的PPT充满生机。
 
      (2)掌握排版的基本原则:每个人的审美标准是不同的,但总有一些规律是相通的, 掌握并遵守这些规则,将使你的PPT设计得到大多数人的认可。这些规则包括: -个中心、合理对齐、画面统一、强烈对比、层次分明等,本书第6章将详细讲述。
 
      (3)多看精美案例: PPT诞生以来的十多年里,整个社会的设计水准都在迅速提高,三人行,必有我师,在平面设计、动画领域,处处都有值得我们学习的案例。
 
      绝招五:炫不是动画的根本
 
      自PPT诞生以来,动画就- -直是 最大的争议。
 
      一种观点认为, PPT就是幻灯片, 就是一页-页翻过的图片加文字,在商务PPT应用领域,根本不需要动画或者最多只需简单的页面切换动画;相反, 有无数的仁人志士对PPT动画矢志不渝,用自己的创意和努力- -次次创作动画的传奇,也得到众多PPT爱好者的欢呼雀跃。
 
      近年来,PPT把PPT动画成功应用到商务领域,并得到客户的广泛认同。动画,不仅仅让PPT变得生动,更能让PPT表现效果数倍提升。(1)片头动画
 
      让你的PPT- -把抓住观众眼球。电影有片头、游戏有片头、网站有片头,PPT演示也需要片头。演示开始时,观众往往会需要-个适应期, 也许还在想着刚才没有处理完的工作,也许还在跟邻座侃侃而谈,也许还在抱怨着观看演示的辛苦,这时候,你需要立即把观众的视线聚焦到你的演示中来,精美和创意的片头能立即给观众带来震撼,让观众目不转睛。(2)逻辑动画
 
      一幅静止的画面,观众会自上而下全面浏览,缺乏逻辑的引导,观众难以把握重点,看完之后还要思考其中的逻辑关系,实际上浪费了精力和注意力;如果给这幅画面加上清晰的逻辑动画,就把观众自己找线索变成了帮观众理线索。演示者可以控制对象出现的先后顺序、主次顺序位置改变、出现和退出等,引导观众按照自己的思路理解PPT内容。
 
      片头动画让对外宣传的PPT尽显企业的专业与实力。一束光闪过,该公司的logo由轮廓逐渐变得靓丽十足,让人记忆深刻;紧跟的4张动画页面从不同角度展现了上海及该公司的风貌,同时配以连续抽象的文字和动画效果,消除了页面之间的分割感。(3)强调动画
 
      以往我们只是用颜色的深浅、形状的大小以及字体的不同来突出某些重要内容,这有一个很大的弊端,就是要强调的内容会- -直处于强调地位, 当我们讲述别的内容时,它会分散观众的视线;强调动画,通过对象的放大、缩小、闪烁、变色等动作实现强调效果,并能够让演示者自如控制,强调过后自动回复到初始状态。(4)片尾动画
 
      与那些戛然而止的PPT相比,加个简单的片尾动画将收到意想不到的效果:
 
      一是作为礼貌, 提醒大家演示结束,并给人一定的缓冲时间,准备接下来的活动;二是与片头动画相呼应,做到有始有终,避免给人虎头蛇尾的印象;三是通过贯穿始终的形式,提醒观众回忆内容,强化记忆。(5)情景动画
 
      也许你讲述的就是一个故事, 故事总是有情节、有过程的,而要用一张静止的画面去表达-个完整的过程,几乎不可能。相反,一套连续的动画, 则能把这些过程表现得栩栩如生。以往,我们用Flash. 视频来表现这些效果,PPT其实也能够实现。
 
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